Dossier médical et informations de santé

La gestion des informations

Dans le but d’améliorer la gestion de l’établissement, certaines informations administratives et médicales sont recueillies durant votre séjour, sauf refus légitime de votre part.

Ces données constituent votre dossier médical accessible aux seuls soignants qui vous prennent en charge.

Elles font l’objet d’un traitement statistique anonyme, dans le strict respect du secret médical, analysé par le Département d’Information Médicale (DIM) sous l’autorité d’un médecin chef de service, et destiné à la direction de l’établissement et aux interlocuteurs extérieurs tels que Agence Régionale de l’Hospitalisation (ARH), Direction Régionale des Affaires Sanitaires et Sociales (DRASS), Caisse Régionale d’Assurance Maladie (CRAM), ...

La loi du 6 janvier 1978 modifiée par la loi du 6 août 2004 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés vous garantit un droit d’accès et de rectification pour l’ensemble des données administratives et médicales vous concernant.

Vous disposez également d’un droit de retrait de certaines informations constituant votre dossier médical. Cependant, ces renseignements cliniques sont nécessaires pour assurer une bonne continuité des soins. Ces droits s’exercent auprès du Directeur de l’Etablissement.

La déclaration CNIL (Commission Nationale Informatique et Liberté) a été effectuée selon l’acte réglementaire n° 539 720 pour la constitution d’un système d’information sur la population traitée par le Centre Hospitalier Jean-Pierre Falret.

L'accès au dossier médical

La loi du 4 mars 2002 prévoit que toute personne peut avoir accès aux informations concernant sa santé, détenues par les professionnels et établissements de santé.

Peuvent avoir accès :

• la personne concernée
• son ayant droit en cas de décès (conditions requises)
• la personne ayant autorité parentale
• le tuteur
• le médecin désigné comme intermédiaire par le patient 

La demande doit être adressée au Directeur de l’Etablissement (formulaire à télécharger) . Avant toute communication, la direction s’assure de l’identité du demandeur. (pièce d’identité à fournir)

Le demandeur obtient ainsi communication de son dossier soit par consultation sur place soit par l’envoi de copies au domicile sous pli recommandé. (les frais de reproduction et d’envoi sont à la charge du demandeur)

Si le demandeur a fait l’objet d’une hospitalisation sans consentement au cours de son parcours de soin, la communication du dossier médical peut être subordonnée à la présence d’un médecin.

Celui-ci est désigné par le demandeur (article 5 du décret du 29 avril 2002). En cas de refus de désignation d’un médecin, la Commission Départementale des Hospitalisations Psychiatriques (CDHP) est saisie par l’établissement.

Si l’ayant droit d’une personne décédée souhaite accéder aux informations médicales, il doit en préciser le motif :

• connaissance des causes de la mort,
• défense de la mémoire du défunt,
• défense de ses droits.

Seuls les éléments nécessaires à la recherche de cette cause seront communiqués.

La personne de confiance

La loi prévoit également le droit pour le patient de désigner une personne de confiance librement choisie.

La présence d’une personne de confiance lors de la consultation de certaines informations peut être recommandée par le médecin.

En cas d’urgence ou d’impossibilité du patient d’exprimer sa volonté, l’avis de la personne de confiance, préalablement désignée, prévaut sur tout autre avis non médical, à l’exclusion des directives anticipées du patient dans ce domaine (Loi du 22 avril 2005).

La conservation des données

La durée de conservation des dossiers médicaux est fixée à 20 ans à compter du dernier séjour. Si la durée de conservation s’achève avant le 28ème anniversaire du titulaire, la conservation est prorogée jusqu’à cette date (décret du 4 mars 2006).

Les éléments papiers du dossier seront archivés dans un local affecté à cet effet et selon une méthode fixée par le règlement des archives hospitalières (arrêté ministériel du 11 mars 1968 modifié).

Cet archivage et conservation sont placés sous la responsabilité du Directeur de l’Etablissement.

Les recours

Conformément au décret du 2 mars 2005, une Commission des Relations avec les Usagers et de la Qualité de la Prise en Charge  (CRUQ-PC) est mise en place.

Elle a une mission d’assistance de l’usager et d’analyse des réclamations. Elle doit veiller au respect des droits des usagers et faciliter leurs démarches.

Toute plainte ou réclamation doit être adressée par écrit à la direction de l’établissement.
Sa composition est affichée dans toutes les unités de soins.